Una estrategia que definitivamente va ayudarte a no distraerte de tus actividades de alto impacto en el día: Actuar en dos “modos” distintos.
¿Te pasó alguna vez algo como esto?
Planeas más o menos tu día pero durante el día (cuando estás en el medio de hacer una tarea o en un proyecto) te pones a repensar si estás haciendo lo que deberías estar haciendo, entonces terminas generando otro plan nuevo.
Y finalmente no terminas la tarea que habías comenzado.
Si te sucede a menudo, no estás solo en esto. Me encuentro con muchas personas de alto rendimiento, emprendedoras y profesionales que al momento de ejecutar su plan se resisten a la acción.
Pero tú y yo sabemos que para usar el tiempo y la energía de forma óptima, debemos ejecutar los planes que hacemos para nuestro día.
Por eso hay una estrategia que definitivamente va ayudarte a no descarrilarte de tus proyectos y actividades de más alto impacto en el día: Actuar en dos “modos” distintos.
Los dos modos son: el modo Director, y el modo Ejecutivo.
Personalmente, una vez que aprendí esta estrategia y la apliqué en mi trabajo y negocios, empecé a notar niveles más altos de productividad y efectividad. Realmente me sorprendió.
Te muestro cómo funciona.
El modo Director
Este es mi modo de acción preferido. En este modo eres el Director (o el CEO) de tu negocio, proyectos, vida.
Es actuar como el dueño de lo que tienes que diseñar y hacer, independientemente de si esas actividades que planearás ejecutarás en el día las has establecido tú (en el caso de que seas emprendedor, tengas tu propio negocio, o seas tu propio jefe), o un superior del que estás a cargo.
En el modo Director, es donde puedas soñar, planear, diseñar, tomar decisiones, y todas las otras cosas que vienen con actuar como un líder. Toda idea o estrategia empieza aquí. Aquí decides qué hacer, cuándo hacerlo, cómo hacerlo, y quién lo hace.
Es un tiempo muy fluido, sin demasiada estructura. Necesitas espacio para creatividad e innovación.
El modo Ejecutivo
Aquí es cuando se debe llevar a cabo todo lo planeado, pensado, imaginado. Las ideas, las estrategias, los planes… ahora se ejecutan.
No hay tiempo para pensar, diseñar o procesar. Solo hacer. Tomar acción.
En el modo ejecutivo no tienes la autoridad para cambiar el plan. Tienes tus instrucciones que dejó el modo Director y es tu responsabilidad llevarlas a cabo sin hacer preguntas. Si los planes son una basura, bueno, ese es un problema del Director.
¿Cómo implementar esta estrategia?
Así de simple: En el modo Director creas un plan, y en el modo Ejecutor llevas a cabo el plan. Punto. ¿Se entiende?
Es sencillo, pero a veces difícil de aplicar. Así que aquí te daré una regla y varios tips para lograrlo.
La Única Regla
Nunca mezclar ni confundir los modos. El director y el ejecutivo, tienen que vivir en dos mundos distintos.
Si intentas ejecutar antes de tener todo planeado y diseñado te perderás. Si intentas planear mientras deberías estar llevando a la acción los planes ¡nunca terminarás!
3 Tips para tu modo Director
1- Organízate… pero no demasiado: Necesitas un sistema para capturar tus ideas y proyectos. Lo ideal es un espacio donde puedes escribir ideas, crear listas de tareas, establecer prioridades y dejarte ser creativo.
¡Pero no te organices demasiado! Conozco personas que tienen sistemas tan complicados que pierden en efectividad. Así que cuanto más simple mejor.
Si te estás preguntando qué herramienta o sistema usar, mi consejo es: Usa el iMAP, mi mapa de metas y proyectos semanales.
Y para establecer entre todas tus actividades qué es realmente importante y produce más impacto, y que no, mi consejo: Usa el sentido común.
2- Escribe tareas muy específicas: En tu modo Director es muy importante que te enfoques en todo lo que tiene que ver con “pensar”. No quieres que tu modo ejecutivo tenga que pensar… solo hacer, hacer y hacer.
Así que debes ser muy específico en las tareas que agendas.
Por ejemplo, esta tarea es inespecífica: “Contactar a Will”.
Es inespecífica porque en el modo ejecutivo tendrás que pensar: “¿Cómo debería contactar a Will? ¿Lo llamo, le envío un mensaje o un email? ¿Para qué lo voy a contactar? ¿Cuándo debería hacerlo?”
Y aquí tienes una tarea escrita de forma específica: “Llamar a Will a las 8 AM, para preguntarle si tiene el reporte listo”.
3- Agenda tiempo para planear: Si no agendas espacios de tiempo, que usarás exclusivamente para pensar, diseñar y planear, verás que no lo harás. Esto literalmente se cumple: Si no está en tu agenda, ¡no va a suceder!
Yo tengo agendados unos 15 minutos por día, todos los días en la mañana, para planear las actividades más importantes del día. Y muchas veces, lo dejo planeado la noche anterior.
También establezco una hora por semana para revisar lo que hice, lo que no, reflexionar sobre los resultados que tuve (qué está funcionando y qué no), y decidir sobre la próxima semana: Qué es lo nuevo, qué seguiré haciendo, qué debo hacer menos, y qué necesito dejar de hacer.
¡Así que ya mismo agenda tu tiempo para pensar, diseñar y planear!
2 Tips para tu modo Ejecutivo
1- Respeta los planes y la agenda. Una vez que estás en el modo Ejecutivo, no tienes permitido cambiar algo que hayas planeado y agendado en tu modo Director. Esta es la regla más importante y quizás la más difícil de mantener.
Es difícil porque rápidamente te darás cuenta que como Director te vas a equivocar más de una vez. No manejarás los tiempos adecuados, no te enfocarás en las cosas correctas, y también te vas a olvidar de cosas.
Como Ejecutivo te vas a frustrar con los planes de tu modo Directivo. Pero de todas maneras es importante respetar la agenda. De esta forma podrás reflexionar y aprender sobre lo que haces y dejas de hacer, y evolucionarás más rápido como Directivo.
Por ejemplo, personalmente necesito tomar en cuenta mis ritmos naturales durante el día.
Soy más productivo si me dedico a planear durante la primera hora de mi día, y una vez que tengo claras cuáles son las actividades de mayor impacto, y por qué estaré enfocándome en eso, y no en otra cosa, lo empiezo a llevar a cabo.
2- Respetar el tip 1. Lee el punto anterior de nuevo, ¡y hazlo de una p*ta vez!
En conclusión:
Agenda tiempo ahora para organizarte. Planea en qué momento del día estarás en modo Director y modo Ejecutivo. Respeta tus planes y ¡trabaja con tus resultados! Descubrirás que hay muchas formas en las que puedes aplicar esto.
